Les mains sur un patient, le téléphone qui sonne
Imaginez un cabinet de kinésithérapie à Lyon, quelque part sur les pentes de la Croix-Rousse. Deux kinés enchaînent les séances : rééducation du genou, dos bloqué, suivi après une entorse. Pendant ce temps, le téléphone sonne. Un patient veut caler la série de séances prescrite par son médecin, une autre doit décaler son rendez-vous de jeudi, un troisième demande s'il reste une place avant le week-end. Impossible de décrocher au milieu d'une mobilisation, et le patient finit souvent par appeler le cabinet suivant.
C'est pour ce genre de moment que nous avons relié AI Receptionist à Agendessa. Agendessa est un logiciel de prise de rendez-vous dans lequel cabinets, salons et garages tiennent agenda, prestations et fiches clients. Une fois la connexion active, notre agent vocal ne prend plus de message à rappeler : il consulte le vrai agenda du cabinet et réserve tout de suite.
Ce que l'agent fait avec votre agenda
- Il vérifie les créneaux libres en direct. Pour chaque type de séance et pour chaque kiné, l'agent interroge Agendessa sur ce qui est réellement disponible.
- Il réserve directement dans l'agenda. Dès que le patient confirme, le rendez-vous apparaît dans Agendessa avec la prestation, l'horaire et le nom du praticien.
- Il déplace et annule. L'agent retrouve un rendez-vous existant, propose un nouveau créneau ou l'annule, toujours après confirmation du patient.
- Il répond au téléphone et dans le chat. Le même agent répond aussi dans le chat de votre site, pour les patients qui préfèrent écrire plutôt qu'appeler.
À quoi cela peut ressembler : un exemple imaginaire
L'échange ci-dessous est fictif et sert uniquement d'illustration. Le cabinet, les prénoms et les horaires ne sont pas réels.
Patiente : Bonjour, j'ai une ordonnance pour de la rééducation de l'épaule. Est-ce que Thomas aurait un créneau mardi en fin de journée ?
AI Receptionist : Bonjour. Thomas est disponible mardi à 18 h 00 et à 19 h 15. Lequel vous convient ?
Patiente : 19 h 15, c'est parfait.
AI Receptionist : Donc mardi à 19 h 15, rééducation de l'épaule avec Thomas. Je confirme ?
Patiente : Oui, merci.
AI Receptionist : C'est noté, votre rendez-vous est enregistré. À mardi !
À cet instant, le rendez-vous figure déjà dans l'agenda Agendessa du cabinet. Personne ne recopie un pense-bête, et Thomas voit la séance dans son planning.
Connexion gratuite, abonnement Agendessa séparé
Nous ne facturons rien de plus pour relier AI Receptionist à Agendessa sur les formules qui incluent les intégrations. Les appels restent décomptés comme d'habitude, dans le cadre de votre formule.
Agendessa est un produit distinct, avec son propre abonnement, que vous souscrivez directement auprès d'Agendessa. Si votre cabinet utilise déjà Agendessa, rien ne change : une clé API suffit. Si vous cherchez encore un logiciel d'agenda, découvrez-le sur le site d'Agendessa.
Comment relier les deux en 4 étapes
- Créez une clé API. Dans Agendessa, ouvrez Paramètres, puis API et intégrations, et générez une nouvelle clé.
- Collez-la dans AI Receptionist. Dans votre tableau de bord AI Receptionist, ouvrez Intégrations, choisissez Agendessa et collez la clé.
- Testez la connexion. Cliquez sur Tester la connexion. Quand le nom de votre cabinet s'affiche, tout fonctionne.
- Nous branchons l'agent vocal. Notre équipe configure l'agent pour qu'il vérifie les disponibilités et prenne les rendez-vous, puis vous démarrez.
Tous les détails, y compris ce que l'agent voit dans l'agenda, se trouvent sur la page intégration AI Receptionist et Agendessa.
Pourquoi les cabinets de kiné
En kinésithérapie, l'agenda est rempli de séries : un patient revient plusieurs fois, souvent avec le même praticien, et chaque séance doit tomber au bon moment. Les demandes arrivent tôt le matin ou tard le soir, quand le cabinet est fermé. Un agent qui voit le vrai planning propose seulement les créneaux réellement libres, chez le kiné que le patient connaît déjà.
La même logique fonctionne pour d'autres métiers sur rendez-vous en France : salons de coiffure à Marseille, cabinets dentaires à Toulouse ou garages à Lille.
Questions fréquentes
La connexion coûte-t-elle quelque chose en plus ?
Non. Sur les formules AI Receptionist qui incluent les intégrations, la liaison avec Agendessa est sans supplément.
Faut-il un abonnement Agendessa ?
Oui. Agendessa est un logiciel à part et l'abonnement se prend directement chez Agendessa. Seule la connexion entre les deux services est gratuite.
Ma formule n'inclut pas les intégrations. Que faire ?
Passez à une formule avec intégrations, puis reliez Agendessa avec les quatre étapes ci-dessus.
Et si le créneau demandé est déjà pris ?
L'agent propose les créneaux libres les plus proches, éventuellement avec un autre kiné si le patient est d'accord. Il ne réserve que ce qui est vraiment disponible.
Cela marche aussi dans le chat du site ?
Oui. Le même agent réserve, déplace et annule les rendez-vous dans le chat de votre site.